L’autenticazione di firma consiste nell’attestazione da parte del dipendente addetto a ricevere la documentazione, notaio, cancelliere, segretario comunale o funzionario incaricato dal Sindaco, che la firma è stata apposta in sua presenza dall’interessato, previa sua identificazione.
Presso l’Ufficio Anagrafe vengono autenticate le firme in calce a:
- istanze e dichiarazioni sostitutive di atto notorio presentate per la riscossione di benefici economici da parte di terzi (esempio deleghe alla riscossione);
- istanze e dichiarazioni sostitutive dell’atto notorio presentate ai privati (esempio banche, assicurazioni).
L’autenticazione di copia consiste nell’attestazione che la copia presentata è conforme al documento originale, viene scritta alla fine della copia con l’indicazione della data, luogo del rilascio, numero di fogli impiegati, il nome e cognome del pubblico ufficiale, la qualifica rivestita, nonché l’apposizione della propria firma per esteso e il timbro dell’ufficio.
Se la copia dell’atto o documento consta di più fogli, il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio.
L’autenticazione delle copie può essere fatta dal pubblico ufficiale che ha emesso il documento o presso il quale lo stesso è depositato o al quale deve essere prodotto il documento, nonché da un notaio, cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato dal Sindaco.
Nel caso in cui la copia autentica di un documento debba essere presentata ad una Pubblica Amministrazione o ad un gestore di pubblico servizio, l’autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o da qualsiasi dipendente addetto a ricevere la documentazione previa esibizione dell’originale.
La legalizzazione di fotografia consiste nella identificazione della persona raffigurata nella fotografia mediante trascrizione delle generalità. La legalizzazione della fotografia dovrà essere richiesta soltanto nel caso in cui sia necessaria, per il successivo rilascio da parte di una Pubblica Amministrazione, di un documento personale (patente di guida, passaporto, porto d’armi, licenza di pesca, patente nautica, ecc.).
Sono esclusi gli usi sportivi e nel caso di uso scolastico provvede direttamente la segreteria dell’istituto scolastico presso il quale si presenta la documentazione per l’iscrizione.
Le amministrazioni competenti al rilascio dei documenti personali sono tenute a legalizzare le fotografie necessarie alla pratica presentate direttamente dall’interessato. Le fotografie possono essere legalizzate anche dal dipendente incaricato dal Sindaco, su richiesta dell’interessato.
